快乐工厂:高效的开会

功夫教授在中美两国接受正规的工业工程教育,获得博士学位,在中国顶级名校教授系统工程,项目管理等课程,发表过多篇关于效率,优化,生产管理的专业论文。并全权负责过多家外企在中国的运营。

要点:
1: 在下班前开会
2: 大会要短,小会要长
3: 不需要提供足够的座椅
4: 不需要准备PPT和投影
5: 一定要写好讲稿

1: 在下班前开会
我喜欢在下班前5分钟开会,我们是下午5:30下班,我的所有会议都安排在5:25. 这就要求我必须在5分钟之内讲完,讲清。

2: 大会要短,小会要长
全公司的大会基本都是宣布政策,没有任何必要超过5分钟。我们只有年终总结会,开了历史性的:20分钟。不过我后来反思,也有10分钟浪费掉了。
以讨论,交流为主的每周的中层领导开会,都超过30分钟。讨论需要时间。但不需要那么多时间。
看看中小学课堂的设立就知道:没有人需要超过45分钟的会。而且所有人的注意力集中只有最多10分钟。

3: 不需要提供足够的座椅
由于我们开会很短,所以不需要提供所有人座椅,实际上,所有的公司大会,大家,包括我自己都是站的。
周讨论会,大家都坐着,而我坐在大家的中间,就是长会议桌的短边,对着门。
我们的会议室只有折叠椅子,开会完,大家会自觉把所有椅子折叠以后靠墙放,腾出了巨大的空间。因为开会的时间实在是太短,会议室主要是展示,午休的地方。
4: 不需要准备PPT和投影
PPT最适合几十年如一日讲课的教授。而不适合千变万化的公司。
公司内部开大会,大家基本看不清PPT,小会几个人面对面,没必要PPT。
真的重要的事,可以打印,在开完会以后张贴。

5: 一定要写好讲稿
上台滔滔不绝,口若悬河的表演欲望很多人都有,特别是年轻的教授和演员,但是,不要浪费大家的时间,更不要低估听众的理解能力。
我都是把要讲的内容提前写好,每一句话,包括开场白,都是写好的。这样,一个有10个重点的会议,只需要2分钟。

哦,可以在宣布散会以后,加上:one more thing。比如:我最喜欢的:
a:这个月的奖金要付的个人所得税由公司支付
b:5.1假期延长4天,9号上班。
等。

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